klachten

Informatie over de behandeling van klachten
Elke klacht kan rekenen op een serieuze behandeling
Wanneer er iets is waarover u niet tevreden bent bij TRIADE, willen we dat graag snel en goed oplossen: wie zich binnen TRIADE niet correct behandeld voelt, kan daarover zijn beklag doen.

Algemene klachten
TRIADE gaat er van uit dat klachten en problemen in eerste instantie rechtstreeks met de betrokkene(n) worden opgelost. 
Lukt het niet om tot een oplossing te komen, dan kan contact worden opgenomen met de directie.
Wanneer de klacht niet naar tevredenheid is afgehandeld, dan staat de weg open naar het bestuur van TRIADE. Een korte brief met de klacht, gericht aan het bestuur, volstaat dan.

Klachten sociale veiligheid
Voor klachten die te maken hebben met agressie, geweld, seksuele intimidatie, pesten, discriminatie en andere ongewenste gedragingen of beslissingen, is het voor de klager meestal onprettig of niet gewenst om rechtstreeks bij de andere direct betrokken partij een klacht in te dienen. 
In deze gevallen kan de klager zich rechtstreeks wenden tot 
a. de interne contactpersoon of
b. de externe vertrouwenspersoon.
In laatste instantie kan de klacht worden voorgelegd aan de klachten-commissie van De Kunstconnectie, de brancheorganisatie van de centra voor kunstzinnige vorming.
Voor een juiste behandeling van deze ernstige klachten heeft het bestuur van TRIADE m.i.v. 1 augustus 2008 de klachtenregeling sociale veiligheid ingesteld. Deze klachtenregeling beschrijft de stappen en de procedures die garanderen dat een ingediende klacht voor alle betrokkenen correct wordt behandeld. Deze regeling kunt u opvragen bij de administratie.

Een veilige en respectvolle omgeving
TRIADE wil graag een veilig en respectvol klimaat voor iedereen: deelnemers, medewerkers en bezoekers. In zo’n klimaat passen geen ontoelaatbare gedragingen. Mocht zich dit in iemands beleving voordoen, dan is het eerste aanspreekpunt de interne contactpersoon. Deze biedt een luisterend oor en zo nodig verwijst de contactpersoon u naar de externe vertrouwenspersoon. 
Ook deze biedt een luisterend oor en heeft voldoende ervaring om zaken op hun juiste waarde te schatten en de juiste vervolgstappen te zetten. 
Integriteit en vertrouwelijkheid zijn bij contactpersoon en vertrouwenspersoon vanzelfsprekend.

Wat is ongewenst gedrag? 
Soms noemt men het ‘een geintje’, maar zijn het pesterijen of ontoelaatbare uitingen van intimidatie. Het kan een ongewenste aanraking zijn, seksueel getinte insinuatie of gewoon een directe grofheid. Machtsmisbruik in de afhankelijkheidsrelatie docent–cursist of oudere–jongere, werkgever-werknemer maar ook andere vormen van ongewenst gedrag, zijn denkbaar. Racistische uitlatingen of gedragingen, discriminatie om wat voor redenen dan ook en vormen van agressie. 
Deze zaken kunnen zich voordoen tussen medewerkers onderling, maar óók tussen medewerkers en cursisten en tussen cursisten onderling.

Hoe gaat u om met ongewenst gedrag?
Wanneer u nalaat kenbaar te maken dat u ergens niet van bent gediend, kan het van kwaad tot erger worden. Er niets van zeggen, maakt het probleem alleen maar groter. Iemand er direct op aanspreken kan soms een mogelijkheid zijn, maar niet altijd.
De contactpersoon kan uitkomst bieden. De contactpersoon is het aanspreekpunt voor deelnemers (leerlingen, cursisten en/of hun ouders) die binnen TRIADE seksuele intimidatie, agressie, geweld of discriminatie ervaren of ervaren hebben. Uw klacht of verhaal wordt vertrouwelijk behandeld en indien nodig of gewenst, wordt de externe vertrouwenspersoon ingeschakeld (uiteraard altijd in overleg met degene die een klacht indient).
De externe vertrouwenspersoon is het eerste aanspreekpunt voor medewerkers van TRIADE die seksuele intimidatie, agressie, geweld of discriminatie ervaren of ervaren hebben.
De contactpersoon en de vertrouwenspersoon zetten zich in om op discrete wijze een einde te maken aan uw klacht(en).

Omgangregels
In de CAO-Kunsteducatie is bepaald dat de werkgever voor alle betrokkenen
(medewerkers en deelnemers in de ruimste zin) moet zorgen voor een sociaal veilige werkomgeving. Hieruit voortvloeiend zijn voor TRIADE de volgende omgangsregels opgesteld:
1. Iemand die op één of andere wijze deel uitmaakt van of betrokken is bij TRIADE maakt geen misbruik van zijn of haar macht in de vorm van artistiek-pedagogisch, fysiek, psychisch of getalsmatig overwicht, of van het ‘voor wat hoort wat’-principe.
2. Seksuele handelingen en seksuele relaties tussen medewerkers en minderjarige deelnemers zijn niet geoorloofd en worden beschouwd als seksueel misbruik.
3. Medewerkers en deelnemers discrimineren een ander niet!
4. Medewerkers en deelnemers raken elkaar aan als deze aanraking functioneel is in het kader van de kunsteducatie. Functionele aanrakingen zoals bij houding- en ademhalingcorrecties, bij gebruik van instrumenten, gereedschappen e.d. worden voorafgegaan door de aankondiging van de aanraking, met uitleg over het ‘waarom’.
5. Medewerkers en deelnemers treden niet verder binnen de persoonlijke levenssfeer van een ander dan functioneel, op basis van het gezamenlijk gestelde doel op het vlak van kunsteducatie.
6. Medewerkers en deelnemers gaan respectvol met elkaar om.
7. Medewerkers en deelnemers houden zich aan deze gedragsregels en zien erop toe dat deze ook door anderen worden nageleefd.
Inleiding
Triade wil zorgdragen voor het welbevinden en de sociale veiligheid van haar deelnemers en medewerkers. Dat betekent onder meer de zorg voor het waarborgen van een omgeving waarin men zich vrij kan voelen van dreiging van of confrontatie met seksuele intimidatie, agressie, geweld, discriminatie en andere ongewenste gedragingen en beslissingen.

Algemene klachten 
TRIADE gaat er van uit dat klachten en problemen in eerste instantie rechtstreeks met de betrokkene(n) worden opgelost.
Lukt het niet om tot een oplossing te komen, dan kan contact worden opgenomen met de directie.
Wanneer de klacht niet naar tevredenheid is afgehandeld, dan staat de weg open naar het bestuur van TRIADE. Een korte brief met de klacht, gericht aan het bestuur, volstaat dan.

Klachten sociale veiligheid
Voor klachten die te maken hebben met agressie, geweld, seksuele intimidatie, pesten, discriminatie en andere ongewenste gedragingen of beslissingen, is het voor de klager meestal onprettig of niet gewenst om rechtstreeks bij de andere direct betrokken partij een klacht in te dienen. 
In deze gevallen kan de klager zich rechtstreeks wenden tot 
a. de interne contactpersoon of
b. de externe vertrouwenspersoon.
In laatste instantie kan de klacht worden voorgelegd aan de klachtencommissie van De Kunstconnectie, de brancheorganisatie van de centra voor kunstzinnige vorming.
Voor een juiste behandeling van deze klachten heeft het bestuur van TRIADE de klachtenregeling sociale veiligheid ingesteld. Deze klachtenregeling beschrijft de stappen en de procedures die garanderen dat een ingediende klacht voor alle betrokkenen correct wordt behandeld.
De mogelijkheden om een klacht in te dienen en de vermelding van de daartoe actuele gegevens van personen, instanties en adressen worden in actueel te houden informatiefolder vermeld, die bij de administratie te verkrijgen is en met deze regeling op de website staat vermeld.
Deze klachtenregeling is niet van toepassing indien het een klacht betreft tegen een besluit van het bestuur van Triade, in de zin van de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB).
Ook klachten waarvoor een aparte regeling en proceduremogelijkheid bij een commissie bestaat, dienen volgens die regeling of procedure te worden afgehandeld. Te denken valt aan geschillencommissie van de CAO-Kunsteducatie; commissie gelijke behandeling e.d.

Deze klachtenregeling bestaat uit vijf onderdelen:
1. Algemene bepalingen
2. Bijzondere bepalingen
3. Contactpersoon - Vertrouwenspersoon
4. De klachtencommissie
5. De procedure
 
1 ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1 Doelstelling van de regeling
Deze klachtenregeling beoogt het scheppen van de mogelijkheid tot het indienen van klachten over seksuele intimidatie, agressie, geweld of discriminatie, alsmede klachten met betrekking tot gedragingen en beslissingen van de aangeklaagde (verweerder). 
De regeling is bedoeld om te voorzien in de bescherming van de belangen van de klager en de aangeklaagde tijdens het onderzoeken en afhandelen van een klacht en om draagt bij aan de rechtszekerheid van deelnemers en medewerkers van Triade.
 
Artikel 2 Begripsbepalingen
2.1 Soorten van klachten
De regeling is uitsluitend bedoeld voor klachten over handelingen of het nalaten daarvan die plaatsvinden onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met Triade. De regeling maakt onderscheid tussen 
a. sociaal-emotionele klachten 
b. klachten over gedragingen en beslissingen.
a. Sociaal-emotionele klachten

Seksuele intimidatie
Onder seksuele intimidatie wordt verstaan:
ongewenste seksueel getinte aandacht die tot uiting komt in verbaal, fysiek of non-verbaal gedrag. 
Dit gedrag wordt door degene die het ondergaat, ongeacht sekse en/of seksuele voorkeur, ervaren als ongewenst en onplezierig. Seksueel intimiderend gedrag kan zowel opzettelijk als onopzettelijk zijn. Centraal staat hierbij de beleving van degene die zich lastig gevallen voelt. De klager bepaalt wat ongewenst is. 

Agressie
Onder agressief handelen wordt verstaan:
handelingen of voorvallen waarbij personen binnen de instelling psychisch en/of fysiek lastig gevallen of bedreigd worden. 

Geweld
Onder gewelddadig handelen wordt verstaan: 
handelingen of voorvallen waarbij personen binnen de instelling psychisch en/of fysiek aangevallen worden.
Van psychische druk is sprake bij treiteren, schelden, bedreigen, telefonisch lastig vallen, tot aan huis achtervolgen en dergelijke.
Bij fysieke agressie en geweld kan gedacht worden aan schoppen, slaan, gooien met voorwerpen, spugen en dergelijke.

Discriminatie
Onder discriminatie wordt verstaan:
a. Elke vorm van onderscheid, uitsluiting, beperking of voorkeur op basis van ras (of huidskleur), leeftijd, geloof, levensovertuiging, sekse, seksuele voorkeur, culturele achtergrond, sociaal en economisch milieu en fysieke verschijning, of op welke grond dan ook.
b. Elke handeling die ten gevolge heeft of kan hebben, dat erkenning, genot of uitoefening op voet van gelijkheid van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheid op politiek, economisch, sociaal of cultureel terrein of op andere terreinen van het maatschappelijk leven wordt teniet gedaan of aangetast.
b. klachten over gedragingen en beslissingen
Andere gedragingen en beslissingen
Deze klachten kunnen betrekking hebben op andere gedragingen en beslissingen, dan wel het nalaten van gedragingen en het niet nemen van beslissingen van de aangeklaagde.
Klachten kunnen bijvoorbeeld de begeleiding van deelnemers betreffen of de toepassing van
(straf)maatregelen, beoordeling van deelnemers of de inrichting van de instelling. 
Klachten in deze categorie kunnen niet zaken betreffen als onjuiste facturen en dergelijke.

2.2 Instelling
Met instelling wordt in deze regeling bedoeld:
Stichting Triade, centrum voor kunsteducatie te Den Helder.

2.3 Deelnemers
Onder deelnemers wordt verstaan: 
leerlingen en cursisten van Triade, alsmede ouders en verzorgers van niet-volwassen deelnemers.

2.4 Medewerkers
Onder medewerkers wordt verstaan:
het onderwijsgevend- en het onderwijsondersteunend personeel, de directie, bestuursleden, 
gastdocenten, schoonmaakpersoneel, administratief personeel, conciërges, stagiaires, vrijwilligers en andere onder verantwoordelijkheid van Triade werkzame personen.

2.5 Toepassing van de klachtenregeling
De klachtenregeling is van toepassing op deelnemers en medewerkers.

2.6 Interne contactpersoon en externe vertrouwenspersoon
De interne contactpersoon is een door het bestuur van Triade aangestelde persoon, die fungeert als eerste aanspreekpunt bij klachten. Zonodig verwijst de contactpersoon door naar de externe vertrouwenspersoon.
De externe vertrouwenspersoon is een door het bestuur van de samenwerkingsorganisatie van kunsteducatie-instellingen in Noord-Holland (OCK) aangestelde persoon, belast met de begeleiding van klachtenprocedures.
Contactpersoon en vertrouwenspersoon zijn onafhankelijk in hun handelen en zorgen voor opvang
en verdere begeleiding van de klager. 
Bij klachten van medewerkers en voor deelnemers verder alleen in geval van seksuele intimidatie, agressie en
geweld kan een klager de klacht rechtstreeks en zonder medeweten van Triade indienen bij de externe
vertrouwenspersoon.
Ten aanzien van alle overige klachten dient de klager eerst de tussenkomst van de interne contactpersoon in te
roepen.
In voorkomende gevallen begeleidt de vertrouwenspersoon de klager naar de klachtencommissie. Hiervan is
sprake indien de inspanningen van de vertrouwenspersoon niet tot het gewenste resultaat hebben geleid.

2.7 Klager
Een klager is een deelnemer of medewerker van Triade die een klacht heeft ingediend.

2.8 Aangeklaagde
Een aangeklaagde of verweerder is een deelnemer of medewerker van Triade tegen wie een klacht is ingediend.

2.9 Klacht
Er is sprake van een klacht wanneer een deelnemer of medewerker van Triade een klacht indient conform het bepaalde in artikel 20.

2.10 Raadsman of raadsvrouw
Een raadsman of - vrouw is een persoon die de klager of de aangeklaagde op diens verzoek kan bijstaan.

2.11 Klachtencommissie
De klachtencommissie is de commissie die op basis van het gestelde in de CAO-Kunsteducatie en ingevolge deze klachtenregeling is benoemd, die klachten behandelt, rapporteert, uitspraak doet en advies uitbrengt aan het bestuur.

2.12 Mediation
Voor klachten uit de categorie gedragingen en beslissingen kan voor een mediation-traject worden gekozen. Onder mediation wordt verstaan het inroepen van een mediator, die als lid is ingeschreven bij het Nederlands Mediation Instituut. 
Mediation geschiedt onder de volgende voorwaarden:
a. zowel klager, aangeklaagde als bestuur stemmen in met mediation;
b. er vindt te allen tijde rapportage en advisering plaats aan het bestuur;
c. indien niet tot een oplossing wordt gekomen kan de klacht alsnog door de klachtencommissie worden onderzocht, waarna een uitspraak en advisering volgt; 
de mediator kan dan worden verzocht de rapportage ter beschikking te stellen van de commissie.

2.13 Melding
Er is sprake van een melding wanneer een deelnemer of medewerker van Triade bij de contactpersoon, vertrouwenspersoon of de klachtencommissie, of bij de directie of het bestuur melding maakt van seksuele intimidatie, agressie, geweld, discriminatie, dan wel een ongewenste gedraging of beslissing.

2.14 Bestuur
Waar in deze regeling sprake is van het bestuur, is dat het bestuur van de Stichting Triade.
In voorkomende gevallen wordt het bestuur vertegenwoordigd door de directeur van Triade, conform het bepaalde in het directiestatuut.

Artikel 3 Bekendmaking van de regeling
Het bestuur licht alle bij de instelling betrokken personen in over het bestaan van de klachtenregeling.

Artikel 4 Beschikbaarheid van de regeling
De klachtenregeling is een openbaar document, dat voor alle bij Triade betrokken personen
beschikbaar is.
 
2 BIJZONDERE BEPALINGEN
Artikel 5 Positie van medewerkers van Triade
Met uitzondering van degene die aangeklaagd wordt mag geen enkele medewerker van Triade in zijn positie binnen de instelling worden geschaad doordat hij als klager, raadsman of - vrouw, contactpersoon, vertrouwenspersoon of door de klachtencommissie gehoord persoon, betrokken is of is geweest bij een klachtenprocedure zoals neergelegd in deze regeling.

Artikel 6 Geheimhouding
Medewerkers van Triade, de contactpersoon, de vertrouwenspersoon en leden van de klachtencommissie die bij de behandeling van een klacht zijn betrokken zijn, ten aanzien van al hetgeen zij in verband met de behandeling van een klacht vernemen, verplicht tot geheimhouding. Zij dienen uitdrukkelijk op deze geheimhouding te worden gewezen. 
Deze plicht vervalt niet nadat betrokkene zijn taak bij de instelling of bij de klachtencommissie heeft beëindigd.
Artikel 7 Onvoorziene omstandigheden
Indien er zich omstandigheden voordoen waarin deze regeling niet voorziet beslist het bestuur, de klachtencommissie gehoord hebbend.
Artikel 8 Inwerkingtreden van de regeling
De klachtenregeling treedt in werking met ingang van de datum die door het bestuur is vastgesteld.
Artikel 9 Evaluatie van de regeling
De klachtenregeling wordt iedere vier jaar geëvalueerd en zonodig aangepast, na overleg met alle functioneel betrokkenen en de ondernemingsraad.
Artikel 10 Bescherming
Het bestuur draagt er zorg voor dat klagers en andere betrokkenen niet worden benadeeld in hun positie in de instelling vanwege het feit dat zij een klacht hebben ingediend of anderszins bij de klachtbehandeling zijn betrokken.
 
3 CONTACTPERSOON - VERTROUWENSPERSOON
Artikel 11 Aanstellingsprocedure contactpersoon
De directie draagt een (interne) contactpersoon voor die vertrouwen geniet in alle geledingen van de instelling. De voordracht wordt voor advies voorgelegd aan de ondernemingsraad.
Vervolgens wordt de voordracht bekend gemaakt aan alle medewerkers.
De contactpersoon wordt benoemd door het bestuur voor een periode van 4 jaar, met tweemaal de mogelijkheid om de periode te verlengen.
Artikel 12 Rechtspositie van de contactpersoon
1. De contactpersoon heeft een arbeidsovereenkomst met de instelling.
2. Ten aanzien van de uitoefening van de taken van de contactpersoon wordt door hem verantwoording afgelegd aan de directeur. Wanneer de directeur zelf partij is, wordt uitsluitend verantwoording afgelegd aan een daartoe aangewezen lid van het bestuur.
3. Wanneer de contactpersoon bij de uitoefening van deze taak schade ondervindt is de werkgever bij arbeidsovereenkomst verantwoordelijk en aansprakelijk.
4. De contactpersoon geniet ontslagbescherming, vergelijkbaar met hetgeen in de wet op de ondernemingsraden bepaald is voor leden van ondernemingsraad.
5. De werkgever draagt er zorg voor, dat in de instelling werkzame personen die contactpersoon zijn of zijn geweest, niet uit hoofde van hun contactpersoonschap worden benadeeld in hun positie in de instelling. 
6. Wanneer een contactpersoon zijn bevoegdheden overschrijdt, volgt een schriftelijke waarschuwing of in het ergste geval ontheffing uit de taak. 
7. Wanneer een contactpersoon daadwerkelijk tijd steekt in de behandeling van klachten, zijn de uren daarvoor declarabel bij de werkgever, cf. de normale honoreringsschaal van de functie van de werknemer.
Artikel 13 Profiel van de contactpersoon
De contactpersoon:
1. kent de organisatie en de relaties daarbinnen; hij heeft het vertrouwen van alle geledingen van de organisatie; alle medewerkers en deelnemers moeten zich tot een contactpersoon kunnen wenden;
2. heeft zich ingewerkt in de problematiek rondom de hier genoemde onderwerpen en is in staat de maatschappelijke en juridische opvattingen daarover te volgen, echter niet diepgaander dan nodig is voor het vervullen van de taak van de eerste opvang; 
3. is in staat eerste hulp te bieden (in het eerste gesprek);
4. is in staat adequaat door te verwijzen naar de externe vertrouwenspersoon of naar de leidinggevende of de direct betrokkenen;
5. beschikt over goede sociale vaardigheden en weet ook voldoende afstand te bewaren en objectief te blijven;
6. dient de klacht schriftelijk te kunnen vastleggen;
7. is goed bereikbaar, zowel persoonlijk als via andere communicatiemiddelen.
Artikel 14 Taken en bevoegdheden van de contactpersoon
Tot de taken van de contactpersoon behoren:
1. het horen van het verhaal van de klager;
2. het uitleggen van wat de positie en mogelijkheden van klager en contactpersoon zijn;
3. het samen met de klager beslissen wat de volgende stap kan zijn;
4. het zo nodig tijd vragen om zaken na te zoeken of deskundigen te consulteren;
5. het, bij ernstige klachten over misdrijven (verkrachting, geweld), verwijzen naar de externe vertrouwenspersoon en aansporen tot het doen van aangifte;
6. het adviseren aan de directie om bepaalde ongewenste situaties tegen te gaan, faciliteiten aan te passen en maatregelen te nemen tegen medewerkers die zich misdragen;
7. het waarborgen van vertrouwelijkheid voor de klager;
8. het adviseren van de directie m.b.t. het optimaal functioneren van de klachtenregeling;
9. het voeren van administratie t.b.v. dossiervorming of verslaglegging t.b.v. de directie en voor eventuele vervolgstappen.
De contactpersoon kent zijn positie en bevoegdheden en zal die toelichten aan klagers. Hij kan bij ‘eenvoudige’ klachten besluiten de botsende partijen bijeen te brengen, na overleg met de directie. Hij is er in eerste instantie voor de klagende partij. 

De contactpersoon handelt niet zelf een klacht af, maar zorgt voor een adequate doorverwijzing. De contactpersoon kan de klager aanbevelen externe hulp te zoeken, maar neemt daarbij niet zelf het heft in handen. Bij niet ingewikkelde, niet strafbare feiten zal de contactpersoon trachten de klager te begeleiden naar de oplossing.

Wanneer de aangeklaagde wordt betrokken bij de oplossing, zal de contactpersoon zoveel mogelijk beide partijen tot hun recht laten komen. Ook de aangeklaagde heeft het recht een ondersteunende persoon mee te nemen. De contactpersoon kan deskundigen raadplegen, na overleg met de directie.

De contactpersoon zal na de afhandeling van de klacht gedurende enkele maanden enige nazorg bieden in de vorm van belangstellende vragen hoe het de klager nu vergaat. Als de externe vertrouwenspersoon is ingeschakeld ligt de taak van (na-)zorg bij de externe vertrouwenspersoon. Deze kan de contactpersoon globaal op de hoogte houden van het verloop.

De contactpersoon kan gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de directie over beleid t.a.v. de veiligheid in de instelling en een gedragscode voor de medewerkers.
Artikel 15 Faciliteiten t.b.v. contactpersoon
De instelling biedt de contactpersoon de mogelijkheid om:
- een vertrouwelijke werkplek met communicatiemiddelen te gebruiken
- zijn deskundigheid te bevorderen; 
- extra werkuren te declareren wanneer er een klacht speelt.
Artikel 16 Vertrouwenspersoon
De (externe) vertrouwenspersoon wordt aangesteld door de samenwerkingsorganisatie van de Noord-Hollandse centra voor kunsteducatie (OCK).
De taken en bevoegdheden van de vertrouwenspersoon zijn er op gericht om de klager bij te staan in een adequate behandeling van de klacht binnen de instelling, dan wel bij zijn gang naar de klachtencommissie en/of politie en justitie. 
De taken en bevoegdheden worden vastgesteld door het bestuur van het OCK Noord-Holland, conform de richtlijnen van de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV).
Tot de taken en bevoegdheden van de vertrouwenspersoon horen:
1. Begeleiding en ondersteuning van medewerkers en deelnemers bij behandeling van klachten en het inhoudelijk vormgeven van het aspect ongewenst gedrag door:
a. zelfstandig op te treden als eerste aanspreekpunt voor alle medewerkers die een klacht hebben op het gebied van ongewenst gedrag;
b. het zelfstandig zorgdragen voor de eerste opvang van de slachtoffers (medewerkers en deelnemers) van ongewenst gedrag;
c. samen met klaagster/klager te zoeken naar oplossingen en te onderzoeken of oplossingen in de informele sfeer tot de mogelijkheden behoren;
d. te onderzoeken of bemiddeling de geëigende weg is voor een oplossing;
e. het zorgdragen voor de opvang van slachtoffers van ongewenst gedrag en het dragen van verantwoordelijkheid voor de begeleiding, ondersteuning, advisering, bewaking en het verlenen van adequate nazorg;
f. het verstrekken van informatie over de mogelijk te volgen procedures, naast de interne klachtenprocedure ook de strafrechtelijke of de civielrechtelijke procedure en de consequenties daarvan te bespreken;
g. indien nodig te verwijzen naar (in) formele daarvoor in aanmerking komende (hulpverlenings)instanties en klaagster/klager te ondersteunen bij het inschakelen van deze instanties, hieronder vallen ook de politie en de officier van justitie;
h. het zelfstandig beheren en bewaken van een systeem voor registratie van binnengekomen klachten;
i. het registreren van klachten en daardoor signalen te ontwikkelen tot management informatie.(signaalfunctie).
j. Het bevorderen dat op korte termijn deelname van klager aan het instellingsleven opnieuw mogelijk te is; indien naar de mening van de vertrouwenspersoon de inhoud van de klacht daartoe aanleiding geeft, meldt de vertrouwenspersoon de klacht aan de directeur. De directeur kan voorlopige maatregelen nemen, ondanks het feit dat de klacht nog onderzocht moet worden;
k. het bewaken dat een minderjarige deelnemer zich door de ouders/verzorgers kan laten vertegenwoordigen dan wel bijstaan bij een verhoor door de klachtencommissie;
2 Het leveren van een bijdrage aan activiteiten die gericht zijn op het voorkomen van ongewenst gedrag, aan de optimalisering van de kwaliteit van de veiligheid van de individuele medewerker en deelnemer en aan het bewustwordingsproces inzake (ongewenste) omgangsvormen door:
a. het verzorgen van lezingen en presentaties over ongewenst gedrag;
b. zorgdragen voor het ontwikkelen van voorlichtingsmateriaal;
c. het beoordelen van, door anderen, ontwikkelde producten, zoals informatie materiaal;
d. het bijhouden en vertalen van de wettelijke en andere ontwikkelingen op het vakgebied;
e. het inschakelen en begeleiden van externe opleidingsinstituten;
f. het jaarlijks rapporteren aan het bevoegd gezag en medezeggenschapsorganen ten aanzien van ongewenst gedrag;
g. het leveren van een bijdrage aan de jaarlijkse rapportage rondom Arbo verslaglegging;
h. het gevraagd en ongevraagd geven van advies.
3. Het bewaken en ondersteunen van het actueel houden van het veiligheidsbeleid door:
a. het adviseren bij het formuleren en/of bijstellen van het beleid inzake 
b. ongewenst gedrag;
c. het toezien op de uitvoering van het beleid op het gebied van ongewenst gedrag;
d. het ontwikkelen van procedures, richtlijnen e.d. voor de organisatie op het gebied van ongewenst gedrag;
e. het zelfstandig beheren van een budget;
f. het evalueren van de effecten, het vaststellen van de knelpunten en het indienen van voorstellen voor nieuw c.q. aan te passen beleid inzake ongewenst gedrag.
 
4 DE KLACHTENCOMMISSIE
De primaire taak van de klachtencommissie is het onderzoeken van een bij de commissie ingediende klacht. De commissie verklaart de klacht al dan niet ontvankelijk en al dan niet gegrond. Zij rapporteert over haar onderzoek, alsmede over de afhandeling van de klacht aan het bestuur.
Artikel 17 Instellen klachtencommissie
De instelling en het functioneren van een klachtencommissie is geregeld conform de CAO -Kunsteducatie art. 8:5 lid 6 en bijlage 4 artikel 2 e.v.
Artikel 18 Faciliteiten klachtencommissie
Triade stelt een ruimte beschikbaar waarin de commissie ongestoord de klager, de aangeklaagde en eventuele getuigen kan horen. Ook vinden in deze ruimte de vergaderingen van de commissie plaats.
 
5 DE PROCEDURE
Artikel 19 Het indienen van een klacht
Alle deelnemers en medewerkers van Triade hebben het recht een klacht in te dienen.
Aanmelding geschiedt bij de klachtencommissie of het bestuur. In het laatste geval verwijst het bestuur door naar de klachtencommissie. De vertrouwenspersoon kan, indien gewenst, bij het indienen van de klacht een ondersteunende en adviserende rol vervullen.
Artikel 20 De wijze van het indienen van een klacht
Klachten worden schriftelijk, en ondertekend door de klager, ingediend onder vermelding van:
- datum, tijd en plaats en beschrijving van het voorval waarover wordt geklaagd,
- naam van de aangeklaagde en diens relatie met betrekking tot de instelling,
- naam van de klager en diens relatie met betrekking tot de instelling.
De ontvangst van de klacht wordt schriftelijk bevestigd aan de klager. Dit gebeurt rechtstreeks, dan wel in overleg met de klager via de vertrouwens- of contactpersoon. 
De klager ontvangt bij deze bevestiging een kopie van de klachtenregeling.
Wanneer een klacht niet geheel voldoet aan de bepalingen van artikel 20 wordt de indiener daarop gewezen en in de gelegenheid gesteld dit verzuim binnen veertien dagen te herstellen. De klacht geldt pas op het moment van herstel als ingediend.
Artikel 21 Meer dan één klager met een klacht over dezelfde aangeklaagde
Elk van de klagers dient een klacht in volgens de procedure. De klachtencommissie beoordeelt of een dergelijke klacht in samenhang behandeld kan worden en stemt haar uitspraak hierop af.
Artikel 22 Anonieme klachten
Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen.
Artikel 23 Informeren van de aangeklaagde
De aangeklaagde wordt geïnformeerd wanneer de klachtencommissie de klacht ontvankelijk acht. De aangeklaagde ontvangt een kopie van de klachtbrief en ontvangt een exemplaar van de klachtenregeling.
Artikel 24 Informeren van het bestuur
De klachtencommissie stelt het bestuur op de hoogte van elk bij haar ingediende en ontvankelijk verklaarde klacht.
Als de klacht via het bestuur bij de klachtencommissie is aangemeld, krijgt het bestuur ook bericht wanneer de klacht niet ontvankelijk is.
Artikel 25 Informeren van de ouders/verzorgers
De klachtencommissie meldt klachten zoals hierboven beschreven bij de ouders/verzorgers van de minderjarige klager, tenzij er, ter beoordeling van de commissie, zwaarwegende argumenten zijn om dit niet te doen.
Artikel 26 Informeren van politie en justitie
Door de klachtencommissie wordt bij politie/justitie geen melding gemaakt van in behandeling genomen klachten. De klager kan dit wel zelf doen. De klachtencommissie kan klager en bestuur wel adviseren de klacht bij politie en justitie te melden. (zie ook artikel 32.e)
Artikel 27 Intrekken van de klacht
De klager kan tijdens de procedure op ieder moment de klacht intrekken, door dit schriftelijk aan de klachtencommissie te melden. Van een dergelijke mededeling wordt door de klachtencommissie een verslag opgemaakt, dat door de klager en de klachtencommissie wordt ondertekend. De betrokkene(n) ontvang(t)en binnen zeven dagen nadat het verslag is opgemaakt hiervan een afschrift. Het dossier van de klacht wordt dan vernietigd.
Artikel 28 Onderzoek van de klacht
Nadat de klachtencommissie een klacht heeft ontvangen en ontvankelijk heeft verklaard stelt de klachtencommissie een onderzoek in. De aangeklaagde kan een schriftelijk verweer op de ingediende klacht uitbrengen binnen veertien dagen na ontvangst van eerder genoemde schriftelijke informatie.
In bepaalde gevallen kan, op schriftelijk verzoek van de aangeklaagde, deze termijn met nog eens veertien dagen worden verlengd. Vervolgens nodigen de commissieleden de klager en de aangeklaagde schriftelijk uit voor hen te verschijnen.
Verweer
De aangeklaagde kan een schriftelijk verweer op de ingediende klacht uitbrengen binnen veertien dagen na ontvangst van de klacht. In bepaalde gevallen kan, op schriftelijk verzoek van de aangeklaagde, deze termijn met nog eens met veertien dagen worden verlengd.
Indien aangeklaagde geen schriftelijk verweer heeft ingediend, dient in de uitnodiging voor de hoorzitting aangegeven te worden, dat wanneer aangeklaagde ook geen gebruik wenst te maken van de mogelijkheid gehoord te worden, de klacht als onbetwist in de procedure zal worden afgehandeld.
Horen van de klager en de aangeklaagde
De commissie kan de klager en de aangeklaagde zowel afzonderlijk als gezamenlijk horen. Indien een van beide partijen bezwaar heeft tegen het gezamenlijk horen zal altijd afzonderlijk worden gehoord. De zittingen zijn besloten. Zowel de klager als de aangeklaagde kunnen zich laten bijstaan door een raadsman naar eigen keuze. De kosten hiervan zijn voor eigen rekening.
Indien dit voor een goed oordeel van de klachtencommissie noodzakelijk is kan de klachtencommissie alsnog besluiten om de klager en de aangeklaagde uit te nodigen om in elkaars aanwezigheid te worden gehoord.
Horen van derden
Indien de klachtencommissie dit noodzakelijk acht, zal zij, met inachtneming van de grootst mogelijke zorgvuldigheid, andere personen horen, die inlichtingen dan wel aanvullende informatie kunnen verschaffen omtrent de omstandigheden waaronder het gebeurde waarover de klacht is ingediend heeft plaatsgevonden.
Artikel 29 Verslaglegging van de zitting(en)
De ter zitting afgelegde verklaringen van klager en aangeklaagde (c.q. degene die de instelling vertegenwoordigt), worden (alleen met instemming van betrokkenen) op een geluidsdrager vastgelegd. Mede aan de hand hiervan wordt een uitgebreid verslag gemaakt. Betrokkenen ontvangen binnen zeven dagen na het horen een afschrift van het verslag van hun verklaring. Hen wordt verzocht het verslag binnen zeven dagen voor akkoord te tekenen en terug te zenden, zo nodig voorzien van vermelding van eventuele onjuistheden. Indien het verslag na zeven dagen niet retour is ontvangen wordt het als onbetwist in de procedure opgenomen.
Van de verklaringen van de informanten worden korte verslagen gemaakt die aan het dossier worden toegevoegd en alleen relevant zijn bij de standpuntbepaling van de commissie. Alle stukken die gedurende het onderzoek worden verzameld hebben een vertrouwelijk karakter en mogen, buiten de klachtencommissie, uitsluitend worden ingezien door de direct betrokkenen (klager en aangeklaagde) en degenen die hen bijstand verlenen. Derden worden op de hoogte gebracht van de procedure en zijn gehouden aan de afspraak over de vertrouwelijkheid van de gegevens.
Artikel 30 Standpuntbepaling en advisering door klachtencommissie
Zodra het onderzoek door de voltallige klachtencommissie is afgerond, worden alle stukken aan de leden van de klachtencommissie gezonden. De voorzitter stelt tijd en plaats vast voor de standpuntbepaling van de klachtencommissie. De commissie streeft bij het bepalen van haar standpunt naar consensus. Van het standpunt met betrekking tot de al dan niet gegrondverklaring alsmede het advies met betrekking tot de te treffen maatregelen wordt schriftelijk verslag gedaan. Een afschrift hiervan gaat naar betrokken partijen en bestuur.
Artikel 31 Termijn waarbinnen een klacht wordt afgehandeld
De klachtencommissie besluit binnen veertien dagen of een klacht al dan niet ontvankelijk is. De klachtencommissie komt binnen dertig dagen na het ontvankelijk verklaren van een klacht tot een uitspraak, eventueel voorzien van een advies. Een en ander voor zover een zorgvuldige procedure dat toestaat.
Artikel 32 Acties van het bestuur
a. Het bestuur besluit binnen veertien dagen na ontvangst van het standpunt van de klachtencommissie, al dan niet na het inwinnen van extern advies, welke maatregelen getroffen moeten worden ten aanzien van aangeklaagde.
b. Het bestuur stelt de klager en de aangeklaagde binnen drie weken na ontvangst van het standpunt van de klachtencommissie, op de hoogte van de voorgenomen maatregelen ten aanzien van aangeklaagde.
c. Als het bestuur besluit om andere maatregelen te nemen dan geadviseerd door de klachtencommissie, deelt het bestuur dit schriftelijk en gemotiveerd mee aan de leden van de klachtencommissie.
d. Het bestuur stelt de klachtencommissie uiterlijk één week nadat de maatregelen genomen zijn, hiervan schriftelijk op de hoogte.
e. Bij een vermoeden van seksueel misbruik is het bestuur verplicht hiervan melding te doen bij justitie.
Artikel 33 Dossiervorming
Toegankelijkheid
Het coördinatiepunt van de klachtencommissie houdt tijdens de behandeling van de klachten een archief bij. Dit archief is uitsluitend toegankelijk voor leden of voor plaatsvervangende leden van de klachtencommissie.
Opslag dossiers
Na afronding van het onderzoek en advisering aan het bestuur wordt het dossier tot vijf jaar na afhandeling van de klacht bewaard. De stukken die gedurende het onderzoek in bezit zijn van de leden van de klachtencommissie worden direct na afhandeling van de klacht vernietigd.
Vaststelling
Deze klachtenregeling is door het bestuur van de stichting Triade vastgesteld op 24 juni 2008 te Den Helder en van toepassing verklaard met ingang van 1 augustus 2008.
w.g.
Mr. A.W.P. van der Ree
voorzitter
 

Nieuwsbrief

Agenda

zaterdag 30 september
12.00-15.00 uur
AGENDA OVERZICHT »

Facebook